U mag de content aanbieden aan ál uw studenten die uw vak(ken) volgen aan uw VH-hogeschool.

Cruciaal is dat het werk ter toelichting van het onderwijs is, oftewel: aan studenten. De Easy Access-regeling (hbo) is geen vrijwaring voor verder gebruik (openbaarmaken, reproduceren) in een andere context dan het onderwijs.

Let op: Deze regeling geldt enkeling voor bekostigd onderwijs. Onderwijs met een commercieel oogmerk valt hier niet onder. Eveneens uitgezonderd zijn hogescholen die niet zijn aangesloten bij de Vereniging Hogescholen.

Hogescholen aangesloten bij de De Vereniging Hogescholen (VH) doen mee aan de Easy Access-regeling (hbo). In totaal zijn dat 36 door de overheid bekostigde hogescholen in Nederland. 

• Aeres Hogeschool
• Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten
• ArtEZ Hogeschool voor de Kunsten
• Avans Hogeschool
• Breda University of Applied Sciences
• Christelijke Hogeschool Ede
• Codarts Rotterdam
• De Haagse Hogeschool
• Design Academy Eindhoven
• Driestar hogeschool
• Fontys Hogescholen
• Gerrit Rietveld Academie
• HAN University of Applied Sciences
• Hanzehogeschool Groningen
• HAS Hogeschool
• Hogeschool de Kempel
• Hogeschool der Kunsten Den Haag
• Hogeschool Inholland
• Hogeschool iPabo
• Hogeschool KPZ
• Hogeschool Leiden
• Hogeschool Rotterdam
• Hogeschool Utrecht
• Hogeschool van Amsterdam
• Hogeschool Viaa
• Hogeschool voor de Kunsten Utrecht
• Hotelschool The Hague
• HZ University of Applied Sciences
• Iselinge Hogeschool
• Marnix Academie
• NHL Stenden Hogeschool
• Saxion
• Thomas More Hogeschool
• Van Hall Larenstein University of Applied Sciences
• Windesheim
• Zuyd Hogeschool

Let op: Deze regeling geldt enkel voor regulier onderwijs. Uitgezonderd zijn Hbo-instellingen met een commercieel oogmerk zijn uitgesloten. Commerciële opleidingen verbonden aan bovenstaande instellingen vallen niet onder deze regeling.

Indien uw hogeschool niet is aangesloten bij de Vereniging Hogescholen (VH) neemt u geen deel aan de Easy Access-regeling (hbo). Informeer of uw hogeschool een (andere) afkoopregeling met Stichting UvO heeft gesloten.

De hoogte van de te betalen vergoeding (de individuele ‘afkoopsom’) is afhankelijk van het aantal studenten aan uw VH-hogeschool. VH-hogescholen betalen € 8,50 (excl. BTW) per kalenderjaar voor iedere student die op 1 oktober van het voorafgaande kalenderjaar stond ingeschreven aan hun instelling. Deze aantallen zijn afgestemd met DUO en de VH.

Grote onderwijsinstellingen betalen daardoor meer dan kleine instellingen. Het is namelijk aannemelijk dat het aantal studenten een goede indicatie is voor het ‘hergebruik’.

De Easy Access-regelingen voor VH-hogescholen en UNL-universiteiten is grotendeels hetzelfde, maar er zijn enkele belangrijke verschillen:

- Aantal pagina's: VH-hogescholen mogen maximaal 50 pagina's of 25% van een werk hergebruiken. Voor UNL-universiteiten ligt die grens op 40 pagina's of 20% van een werk.

- Aantal afbeeldingen: VH-hogescholen mogen maximaal 50 afbeeldingen gebruiken in (PowerPoint-)presentaties. Voor wo is er geen limiet gesteld aan het aantal afbeeldingen.

- Rapportage: VH-hogescholen dienen hun jaarlijkse 50+ rapportage op 1 april in te dienen. UNL-universiteiten dienen hun jaarlijkse 40+ rapportage op 1 juni op te sturen.

- Werkgroep: Daarnaast is er voor VH-hogescholen een werkgroep opgezet vanuit het netwerk auteursrechteninformatiepunten (NAI-hbo).

U kunt tot en met 50 pagina’s overnemen uit een werk, op voorwaarde dat dit maximum 25% van de oorspronkelijke publicatie is.

Bijvoorbeeld: Uit een boek van 200 pagina’s kunt u 50 pagina’s overnemen (25% dus) en aan uw studenten geven. Dit 'hergebruik' is namelijk afgekocht door uw VH-hogeschool.

Docenten van VH-hogescholen mogen maximaal 50 afbeeldingen in presentaties gebruiken (PowerPoint, Prezi, e.d.).

Daarnaast zijn er twee voorwaarden:

• Maximaal 25 afbeeldingen uit één werk (bijv. een boek)
• Maximaal 10 werken van één en dezelfde maker

Wilt u meer overnemen, neem dan contact op met de rechthebbende(n) op het beeldmateriaal.

Docenten van VH-hogescholen mogen maximaal 50 afbeeldingen in zelfgemaakte onderwijsmaterialen gebruiken (hand-outs, opdrachten, tentamenvragen, e.d.).

Daarnaast zijn er twee voorwaarden:

• Maximaal 25 afbeeldingen uit één werk (bijv. een boek)
• Maximaal 10 werken van één en dezelfde maker

Wilt u meer overnemen, neem dan contact op met de rechthebbende(n) op het beeldmateriaal.

Binnen de Easy Access-regeling (hbo) kunt u ook bladmuziek en poëzie verdelen onder uw studenten. Daarvoor geldt hetzelfde als voor andere ‘overnames’: maximaal 50 pagina's uit een publicatie, mits dat maximaal 25% van de oorspronkelijke publicatie is. Daarbij maakt het niet uit hoeveel coupletten, refreinen, notenbalken, regels en/of woorden gebruikt worden: het aantal pagina's is leidend.

De aflevering of editie waarin het artikel is verschenen.

Bij artikelen geldt ook dat u tot en met 50 pagina’s mag overnemen uit een werk, op voorwaarde dat dit maximum 25% van de oorspronkelijke publicatie is. Onder ‘oorspronkelijke publicatie’ verstaan we hier: het nummer/aflevering/editie van het tijdschrift.

Bijvoorbeeld: u gebruikt een artikel uit tijdschrift X (jaargang 10, aflevering 1). Die aflevering telt 60 pagina’s, dus u mag maximaal 15 pagina’s gebruiken (25% van het werk). Dit 'hergebruik' is namelijk afgekocht door uw VH-hogeschool.

NB: Bij tijdschriften waarbij de paginanummering de gehele jaargang doorloopt, is het aantal pagina’s van de aflevering leidend.

Ja, daar gelden dezelfde voorwaarden. Hoe het materiaal beschikbaar wordt gesteld is niet van belang. Via papieren readers of elektronische leeromgevingen (Brightspace, Canvas, Moodle, e.d.): beide is toegestaan.

De jaarlijkse 50+ rapportage voor VH-hogescholen dient ieder jaar vóór 1 april opgestuurd te worden aan Stichting UvO. De deadlines in het huidige contract zijn:

• 1 april 2022
• 1 april 2023
• 1 april 2024
• 1 april 2025

Indien u niet in staat bent deze deadline(s) te halen horen wij dat graag zo spoedig mogelijk.

In eerste instantie gaat de jaarlijkse 50+ rapportage over het voorafgaande kalenderjaar. Indien dat niet haalbaar is, neem dan contact op met Stichting UvO.

Nee, er is geen specifiek format waaraan VH-hogescholen dienen te voldoen. Wel zijn er een aantal vereisten. Een instructie en een voorbeeld-Excel-spreadsheet kunt u terugvinden op de pagina Downloads. 

Waarschijnlijk wel. Met de CopyrightCheck van SURF worden leermaterialen geanalyseerd die in de digitale leeromgeving (LMS) aan studenten worden aangeboden. Deze worden automatisch geclassificeerd als auteursrechtelijk beschermd, open access of eigen werk. Daarnaast kan er gefilterd worden op langere overnames van 50 pagina's of meer. Voor hbo en wo zit CopyrightCheck in de basisvergoeding Infrastructuur. Meer informatie over de CopyrightCheck-tool vindt u op de website van SURF. 

Ja, dit valt namelijk ook onder ‘ander hergebruik’. Hiervoor moet u apart toestemming aanvragen bij de rechthebbenden (maker/uitgever) of via de UvO webportal.

Let ook op de voorwaarden voor het gebruik van afbeeldingen:

• Maximaal 25 afbeeldingen uit één werk (bijv. een boek)
• Maximaal 10 werken van één en dezelfde maker

In principe niet. Het doel van de jaarlijkse rapportages is om inbreuken terug te dringen, niet per sé om inbreuken te factureren. De jaarlijkse rapportage moet een moment worden voor hogescholen om te kijken hoe zij alsnog toestemming kunnen krijgen voor het werk dat is gebruikt en hoe daar een redelijke vergoeding voor betaald kan worden.

Stichting UvO behoudt evengoed het recht om inbreuken eventueel te factureren. Het is namelijk wel hergebruik waar voor betaald dient te worden.

Indien een hogeschool de rapportage niet (volledig en/of tijdig) opstuurt, bent u verplicht UvO toegang te geven tot de digitale leeromgeving. UvO zal dan het hergebruik van 50+ overnames in kaart brengen.

Indien nodig kan UvO u ook helpen deze rapportage op te stellen. Neem daarvoor tijdig contact met ons op.

Doorgaans wordt de oplage, oftewel het aantal studenten dat toegang had tot het materiaal, gekoppeld door de CopyrightCheck. Indien dit niet het geval is, kunt u deze alternatieven overwegen:

• Gegevens uit digitale leeromgeving (aantal gekoppelde studenten per cursus)
• Gegevens uit studentenadministratie (inschrijvingen per cursus)

In principe zijn hogescholen zelf verantwoordelijk voor het opstellen van de 50+ rapportage. Een alternatieve optie om een rapportage te genereren is de MacroTool, een applicatie die is ontwikkeld in Python door 4net, een digitaal bureau en IT partner van Stichting UvO. De MacroTool genereert een lijst uit een leeromgeving én download alle bestanden. Deze lijst kan vervolgens gefilterd worden op ‘niet-korte’ overnames (50+ pagina’s en 50+ afbeeldingen), en vervolgens handmatig aangevuld worden.

NB: De gemiddelde kosten voor het eenmalig inzetten van de MacroTool is ca. €5000. Deze evt. kosten zijn voor rekening van onderwijsinstellingen zelf. Stichting UvO geeft geen garantie dat de MacroTool inzetbaar is voor alle hogescholen en/of dat 4net inzetbaar is. Hogescholen dienen zelf 4net te benaderen.

Wilt u meer dan 50 pagina’s of meer dan 25% van een werk overnemen? Dit valt buiten de Easy Access-regeling (hbo). U dient daarom toestemming aan te vragen bij de rechthebbende. Dit kan gemakkelijk via de UvO portal. U ontvangt direct toestemming of UvO faciliteert de aanvraag voor u.

Hoe en of u toestemming krijgt hangt af van de aanvraag en de uitgever. Grofweg hanteert UvO drie categorieën:

• 25% tot 33% van het werk: (waarschijnlijk) direct toestemming.
  U ontvangt direct toestemming als de uitgever mandaat heeft gegeven aan Stichting UvO. Via de portal krijgt u direct bericht.
  
  
• 33% tot 50% van het werk: UvO zet de toestemmingsaanvraag voor u uit
  UvO bemiddelt met de uitgever om toestemming te verkrijgen. Sommige uitgevers hebben mandaat gegeven tot (her)gebruik van 33% van een werk, anderen tot 50% van een werk. Daarom moeten wij in sommige gevallen de uitgever contacteren.
  NB: Is het boek uit de handel? Dan krijgt u vaak wél direct toestemming.
  
  
• 50% of meer: UvO informeert bij de uitgever
  De meeste uitgevers willen grote overnames (> 50%) per stuk beoordelen. UvO zet daarom de toestemmingsaanvraag voor u uit en bemiddelt in de aanvraag. De kans bestaat dat uw aanvraag wordt afgewezen.

Het kan allebei.

• Via uitgever: U kunt een uitgever direct benaderen om toestemming te vragen. Vergeet niet om te vragen of u een vergoeding moet betalen of niet.
• Via UvO: U kunt ook een toestemmingsaanvraag doen via de UvO webportal. Dit is met name interessant als u content gebruikt van veel verschillende uitgevers. U kunt dit hier in één keer aanvragen en zo ook afrekenen.

Zorg er altijd voor dat u vóóraf toestemming krijgt voor het gebruik van auteursrechtelijk beschermd werk.

Nee, helaas niet. Een mondelinge overeenkomst is niet na te gaan voor UvO. Heeft de uitgever toestemming gegeven voor gebruik van een langere publicatie in uw onderwijs, vraag dan om een bevestiging. Een (kopie van een) korte email is voldoende. Geef wel duidelijk aan of het hergebruik kosteloos of tegen een vergoeding plaatsvindt.