U mag de content aanbieden aan ál uw studenten die uw vak(ken) volgen aan uw universiteit, mits uw instelling aangesloten is bij Universiteiten van Nederland (UNL). Noodzakelijk is dat het werk ter toelichting van het onderwijs is, oftewel: aan studenten. De Easy Access-regeling 2023 (wo) is geen vrijwaring voor verder gebruik (openbaarmaken, reproduceren) in een andere context dan het onderwijs.

Let op: Deze regeling geldt enkeling voor bekostigd onderwijs. Onderwijs met een commercieel oogmerk valt hier niet onder. Eveneens uitgezonderd zijn universiteiten die niet zijn aangesloten bij UNL.

Universiteiten aangesloten bij UNL doen mee aan de Easy Access-regeling 2023 (wo). UNL vertegenwoordigt 14 door de overheid bekostigde universiteiten, inclusief de medische faculteiten:

• Erasmus Universiteit Rotterdam
• Maastricht University
• Open Universiteit
• Radboud Universiteit
• Rijksuniversiteit Groningen
• Technische Universiteit Delft
• Technische Universiteit Eindhoven
• Tilburg University
• Universiteit Leiden
• Universiteit Twente
• Universiteit Utrecht
• Universiteit van Amsterdam
• Vrije Universiteit Amsterdam
• Wageningen University

Let op: Deze regeling geldt enkel voor regulier onderwijs. Universiteiten met een commercieel oogmerk zijn zijn uitgesloten. Commerciële opleidingen verbonden aan bovenstaande instellingen vallen niet onder deze regeling.

Indien uw universiteit niet is aangesloten bij UNL dan neemt u geen deel aan de Easy Access-regeling (wo). Informeer bij uw auteursrechteninformatiepunt (AIP) of uw onderwijsinstelling een (andere) afkoopregeling met Stichting UvO heeft gesloten.

De hoogte van de te betalen vergoeding (individuele ‘afkoopsom’) is afhankelijk van het aantal studenten aan uw universiteit. Grote onderwijsinstellingen betalen daardoor meer dan kleine instellingen. Het is aannemelijk dat het aantal studenten een goede indicatie is voor het ‘hergebruik’.

De Easy Access-regelingen voor VH-hogescholen en UNL-universiteiten is grotendeels hetzelfde, maar er zijn enkele belangrijke verschillen:

• Aantal pagina's: VH-hogescholen mogen maximaal 50 pagina's of 25% van een werk hergebruiken. Voor UNL-universiteiten ligt die grens op 40 pagina's of 20% van een werk.
• Aantal afbeeldingen: VH-hogescholen mogen maximaal 50 afbeeldingen gebruiken in (PowerPoint-)presentaties. Voor wo is er geen limiet gesteld aan het aantal afbeeldingen.
• Rapportage: VH-hogescholen dienen hun jaarlijkse 50+ rapportage op 1 april in te dienen. UNL-universiteiten dienen hun jaarlijkse 40+ rapportage op 1 juni op te sturen.
• Werkgroep: Daarnaast is er voor VH-hogescholen een werkgroep opgezet vanuit het netwerk auteursrechteninformatiepunten (NAI-hbo).

U kunt tot en met 40 pagina’s overnemen uit een werk, op voorwaarde dat dit maximum 20% van dat werk is. Bijvoorbeeld: Uit een boek van 200 pagina’s kunt u 40 pagina’s overnemen (20% dus) en aan uw studenten geven. Dit 'hergebruik' is namelijk afgekocht door uw universiteit.

Er is geen maximum verbonden aan het aantal afbeeldingen dat u mag gebruiken in uw onderwijs. Let er wel op dat u niet meer dan 40 pagina’s gebruikt. Daarnaast zijn er twee voorwaarden:

• Maximaal 25 afbeeldingen uit één werk (bijv. een boek);
• Maximaal 10 van één en dezelfde maker.

Er is geen maximum verbonden aan het aantal afbeeldingen dat u mag gebruiken in uw onderwijs. Let er wel op dat u niet meer dan 40 pagina’s gebruikt. Daarnaast zijn er twee voorwaarden:

• Maximaal 25 afbeeldingen uit één werk (bijv. een boek);
• Maximaal 10 van één en dezelfde maker.

Binnen de Easy Access-regeling 2023 (wo) kunt u ook bladmuziek en poëzie verdelen onder uw studenten. Daarvoor geldt hetzelfde als voor andere ‘overnames’: maximaal 40 pagina's uit een publicatie, mits dat maximaal 20% van de oorspronkelijke publicatie is. Daarbij maakt het niet uit hoeveel coupletten, refreinen, notenbalken, regels en/of woorden gebruikt worden: het aantal pagina's is leidend.

Ja, daar gelden dezelfde voorwaarden. Hoe het materiaal beschikbaar wordt gesteld is niet van belang. Via papieren readers of elektronische leeromgevingen (Brightspace, Canvas of bijvoorbeeld Moodle): beide is toegestaan.

De jaarlijkse 40+ rapportage voor UNL-universiteiten dient ieder jaar vóór 1 juni opgestuurd te worden aan Stichting UvO. De deadlines in het huidige contract zijn:

• 1 juni 2024
• 1 juni 2025

Indien u niet in staat bent deze deadline(s) te halen horen wij dat graag zo spoedig mogelijk.

In eerste instantie gaat de jaarlijkse 40+ rapportage over het voorafgaande collegejaar (van 1 september t/m 31 augustus). Indien dat niet haalbaar is, neem dan contact op met Stichting UvO.

Nee, er is geen specifiek format waaraan de rapportages dienen te voldoen. Een Excel-bestand is doorgaans de best werkbare oplossing. Een voorbeeld-Excel-spreadsheet kunt u terugvinden op de pagina Downloads voor universiteiten. 

Waarschijnlijk wel. Met de CopyrightCheck van SURF worden leermaterialen geanalyseerd die in de digitale leeromgeving (LMS) aan studenten worden aangeboden. Deze worden automatisch geclassificeerd als auteursrechtelijk beschermd, open access of eigen werk. Daarnaast kan er gefilterd worden op langere overnames van 40 pagina's of meer. Voor hbo en wo zit CopyrightCheck in de basisvergoeding Infrastructuur. Meer informatie over de CopyrightCheck-tool vindt u op de website van SURF. 

In principe niet. Het doel van de jaarlijkse rapportages is om inbreuken terug te dringen, niet per sé om inbreuken te factureren. De jaarlijkse rapportage moet een moment worden voor universiteiten om te kijken hoe zij alsnog toestemming kunnen krijgen voor het werk dat is gebruikt en hoe daar een redelijke vergoeding voor betaald kan worden. Stichting UvO behoudt evengoed het recht om inbreuken eventueel te factureren. Het is namelijk wel hergebruik waarvoor betaald dient te worden.

Indien een universiteit de rapportageverplichtingen niet (volledig en/of tijdig) nakomt, zal deze universiteit hierop door UNL worden aangesproken. Er zal bestuurlijk overleg tussen UNL en UvO plaatsvinden over de consequenties voor de nalatige universiteit. Indien nodig kan UvO u ook helpen deze rapportage op te stellen. Neem daarvoor tijdig contact met ons op.

Wilt u meer dan 40 pagina’s of meer dan 20% van een werk overnemen? Dit valt buiten de Easy Access-regeling 2023 (wo). U dient daarom toestemming aan te vragen bij de rechthebbende. Dit kan gemakkelijk via de UvO-webportal. U ontvangt direct toestemming of UvO faciliteert de aanvraag voor u.

UvO bepaalt aan de hand van de precieze omvang hoe de toestemming verkregen moet worden. Wij hanteren drie categorieën:

1. 20% tot ⅓ van het werk: u ontvangt direct toestemming via de portal.
2. ⅓ tot 50%: UvO bemiddelt voor u met de uitgever. Een uitzondering geldt voor boeken die uit de handel zijn: dit kan vaak direct worden geregeld in de portal.
3. 50% of meer: UvO faciliteert de aanvraag namens u.

Het kan allebei.

• Via uitgever: U kunt een uitgever direct benaderen om toestemming te vragen. Vergeet niet om te vragen of u een vergoeding moet betalen of niet.
• Via UvO: U kunt ook een toestemmingsaanvraag doen via de UvO webportal. Dit is met name interessant als u content gebruikt van veel verschillende uitgevers. U kunt dit hier in één keer aanvragen en zo ook afrekenen.

Zorg er altijd voor dat u vóóraf toestemming krijgt voor het gebruik van auteursrechtelijk beschermd werk.

Nee, helaas niet. Een mondelinge overeenkomst is niet na te gaan voor UvO. Heeft de uitgever toestemming gegeven voor gebruik van een langere publicatie in uw onderwijs, vraag dan om een bevestiging. Een (kopie van een) korte email is voldoende. Geef wel duidelijk aan of het hergebruik kosteloos of tegen een vergoeding plaatsvindt.