Veelgestelde vragen (algemeen)

Stichting UvO is een auteursrechtenorganisatie van én voor uitgevers. De content van uitgevers wordt gebruikt en hergebruikt (gekopieerd, verveelvoudigd) in het (hoger) onderwijs. Wij maken dat hergebruik mogelijk en zorgen er tegelijkertijd voor dat uitgevers – en daarmee ook hun auteurs – een eerlijke vergoeding krijgen voor dit hergebruik van hun werk. Onderwijspublicaties zijn namelijk onmisbaar voor onze kenniseconomie. De core business van UvO, het ‘collectief beheer’ van auteursrechten, is administratief: factureren en verdelen. Dit alles doen we zonder winstoogmerk. 

De core business van UvO, het ‘collectief beheer’ van auteursrechten, is administratief: factureren en verdelen. Hieruit vloeien onder andere de volgende werkzaamheden uit voort:

• Onderzoeken hoeveel ‘hergebruik’ van auteursrechtelijk beschermde werken er daadwerkelijk is binnen het onderwijs
• Afkoopregelingen treffen en onderhandelen met onderwijsinstellingen (wo, hbo, mbo én overig) voor ‘hergebruik’
• Innen van vergoedingen bij onderwijsinstellingen voor ‘hergebruik’ (op een Digitale Leeromgeving of in een papieren reader)
• Bemiddelen in de toestemming voor langere publicaties
• Verdelen van vergoedingen onder alle uitgevers die daar recht op hebben. Indien een uitgever nog niet bij ons is aangesloten doen wij ons uiterste best de rechthebbenden te achterhalen, voor zover dit vanuit de privacywetgeving geoorloofd is.
• Administratie voeren van deze processen
• Voorlichting geven aan onderwijsinstellingen, uitgevers en anderen

Het werk van auteurs vormt de ruggengraat van onze kenniseconomie. Het hoger onderwijs kan niet zonder professionele, creatieve en actuele informatie. Daarom vertegenwoordigen wij de rechten van uitgevers, en daarmee ook hun auteurs. Want zij hebben recht op een vergoeding als hun werk wordt (her)gebruikt. Auteursrecht is essentieel om kennis te creëren en te behouden.

In het digitale tijdperk gaan veel mensen er vanuit dat als iets gratis is te vinden op internet, het dan ook gratis gebruikt mag worden. Dat is echter maar soms het geval (bijvoorbeeld wanneer er een Creative Commons-licentie wordt vermeld).

Over het algemeen is het gebruik van materiaal waar auteursrecht op berust niet gratis. De rechthebbende (de maker en/of de uitgever) heeft recht op een schappelijke vergoeding. Want als iets wordt gedeeld of gekopieerd loopt hij/zij inkomsten mis.

Meer informatie vindt u op de volgende websites: www.onderwijsenauteursrecht.nl en www.auteursrecht.nl.

Voor het gebruik van auteursrechtelijk beschermd materiaal is toestemming nodig. Dat geldt voor papieren én digitale kopieën (pdf's). 

Er is een uitzondering in de Auteurswet voor educatieve doeleinden. Je mag auteursrechtelijk werk zonder toestemming gebruiken ‘ter toelichting bij het onderwijs – maar wel onder bepaalde voorwaarden. De zogenaamde ‘onderwijsexceptie’ (artikel 16 in de Auteurswet) is namelijk geen vrijwaring voor het onderwijs. Er moet namelijk een redelijke vergoeding betaald worden door de onderwijsinstelling. 

De reden dat de ‘onderwijsexceptie’ is ingesteld is omdat de Auteurswet soms in strijd is met grondrechten van de mens, in dit geval het recht op onderwijs. Vandaar de uitzondering of ‘exceptie’. Daarnaast is er het belang van de maker. Als zijn/haar werk gratis wordt verspreid onder studenten, loopt de maker inkomsten mis. Daarom is de 'billijke vergoeding' als voorwaarde gesteld.

Voor meer informatie over deze uitzondering zie de website: https://www.auteursrecht.nl/auteursrecht/Uitzonderingen

Stichting UvO verstuurt verschillende typen facturen naar onderwijsinstellingen. Dit zijn de meest voorkomende:

• Afkoopfactuur: Veel onderwijsinstellingen betalen een generieke afkoopsom voor het (her)gebruik van auteursrechtelijk beschermd materiaal. De afspraken en voorwaarden verschillen per regeling.
• Factuur n.a.v. toestemmingsaanvraag: Onderwijsinstellingen kunnen via onze webportal toestemming vragen voor het gebruik van ‘niet-kort’ (oftewel: langere) publicaties. Dit wordt afgerekend door middel van een factuur. Het bedrag is gebaseerd op onze paginatarieven.

Heeft u een vraag of wilt u bezwaar maken? Neem dan z.s.m. contact met ons op, wij helpen u graag verder. Doe dat wel binnen 30 dagen na de factuurdatum i.v.m. ons ons incassoproces.

Het kan voorkomen dat u het niet eens bent met een ontvangen factuur. Maar na 30 dagen zult u de factuur eerst moeten betalen, anders worden er extra administratiekosten in rekening gebracht.

Stuur (per post of mail) vervolgens een goed gemotiveerd bezwaar tegen de factuur. Vermeld altijd uw relatienummer en het betreffende factuurnummer. Wordt uw bezwaar gegrond bevonden, dan kan er een eventuele restitutie plaatsvinden en zal het bedrag worden teruggestort.

Indien UvO uw bezwaar pas ontvangt nadat de incasso van de factuur uit handen is gegeven, dan worden deze administratiekosten altijd in rekening gebracht. Ook als het bezwaar gegrond wordt bevonden, blijven de incassokosten (en de wettelijke rente vanaf de vervaldatum) voor uw rekening.

Iedere factuur van een toestemmingsaanvraag bevat een specificatie van het verschuldigde bedrag. Dat bedrag is gebaseerd op het type overname, het aantal pagina's, het paginatarief dat daarbij hoort, hoeveel studenten toegang hadden (de 'oplage') en het aantal afbeeldingen.

Soms is het niet meer mogelijk om te achterhalen wie de auteur, uitgever, de bron en/of rechthebbende is van een publicatie. Het is dan onmogelijk om vooraf toestemming aan te vragen, en daardoor gebruikt u onrechtmatig auteursrechtelijk beschermd materiaal.

In dat geval kunt u met UvO een betalingsregeling treffen om vrijwaring te krijgen: u bent dan niet meer aansprakelijk voor deze onrechtmatige overname. UvO neemt dan de inspanningsverplichting op zich om alsnog de rechthebbenden te achterhalen.

Let op: het Vrijwaringsfonds is duurder. Klik hier voor de huidige paginatarieven.

Klik op de link ‘wachtwoord vergeten’ op het inlogscherm van de webportal. Daar kunt u een nieuw wachtwoord opvragen.

Let op: het wachtwoord wordt enkel verstuurd naar het e-mailadres dat is opgegeven in de webportal.

Dit kunt u zelf doen. In onze webportal kunt u uw nieuwe e-mailadres invoeren. U ontvangt een bevestiging op uw oude e-mailadres en uw CC-émail-adres.

Let op: iedereen van uw organisatie die toegang heeft tot uw inloggegevens kan deze gegevens aanpassen. Wij raden u aan om een CC-e-mailadres in te stellen zodat u een bevestiging krijgt zodra er iets wordt aangepast.

Dit kunt u zelf doen. In onze webportal kunt u uw nieuwe postadres invoeren. U ontvangt een bevestiging via de mail.

Let op: iedereen van uw organisatie die toegang heeft tot uw inloggegevens kan deze gegevens aanpassen. Wij raden u aan om een CC-e-mailadres in te stellen zodat u een bevestiging krijgt zodra er iets wordt aangepast.

Dit kunt u zelf doen. In onze webportal kunt u uw nieuwe factuuradres invoeren. Klik op ‘Mijn gegevens’, pas de gegevens aan en klik op ‘Wijzigingen opslaan’.

Let op: alle facturen zullen voortaan hierheen gestuurd worden. 

Dat ligt eraan wat voor afspraken er zijn gemaakt met de uitgever. Dat een publicatie door iemand is geschreven, hoeft niet te zeggen dat hij/zij (nog) in het bezit is van de auteursrechten. Meestal liggen de auteursrechten van een uitgegeven publicatie in ieder geval voor een deel bij de uitgever, en soms zelfs helemaal.

Is het werk niet uitgegeven en zijn de auteursrechten niet overgedragen, dan is bij een publicatie met meerdere auteurs sprake van een “gezamenlijk” auteursrecht.

Een (kort) citaat gebruiken mag zonder toestemming - een lang stuk overnemen niet. Vermeld wel altijd de bron. Een citaat is een verheldering van een betoog. Vuistregel daarbij is: als het citaat weggehaald wordt dan blijft het verhaal/betoog overeind.

Een niet-literaire verhandeling (zoals een boekbespreking) kan vaak uitgebreide stukken van het besproken werk bevatten. De vraag is of we dan slechts te maken hebben met een ‘citaat’ of met een echte ‘overname’. De grens die UvO hanteert voor ‘overnames’ zijn echter ruim gesteld, waardoor er amper twijfel mogelijk is. Een bespreking mag daardoor bevatten:

• Maximaal 10.000 woorden uit een boek, op voorwaarde dat dit niet meer dan een derde van het oorspronkelijke aantal pagina’s is.
• Maximaal 8.000 woorden uit een tijdschrift.
• Maximaal 100 regels poëzie of 2500 woorden proza, mits dit niet meer dan een tiende deel van het gehele oorspronkelijke werk is.

Iedere geciteerde bron wordt onafhankelijk van elkaar behandeld. Overschrijdt één geciteerde bron de daarbij behorende grens, dan is dit een ‘niet-korte’ overname. U dient dan vooraf toestemming aan te vragen aan de rechthebbende (uitgever en/of maker).

Niet altijd. Het is niet vreemd dat u een werk dat u zelf heeft geschreven beschouwt als een eigen werk. Juridisch gezien betekent ‘eigen werk’ echter iets anders: dat u (en alleen u) alle auteursrechten bezit. Bij gepubliceerd werk is dit zelden het geval. Zodra een werk is uitgegeven, bezit de uitgever een deel (of zelfs alle!) auteursrechten.

Er zijn uitzonderingen. Zoals wanneer u met de uitgever expliciet hebt afgesproken dat uw publicatie kosteloos in (digitale) readers/syllabi gebruikt mag worden. Of dat u (een deel van) de auteursrechten blijft bezitten. Zulk soort afspraken moeten echter wel kenbaar gemaakt worden aan UvO: een afspraak met de uitgever op papier volstaat.

Is uw werk uitgegeven en heeft u uw rechten daarbij overgedragen aan de uitgever, zonder aanvullende afspraken, dan dient u dus toestemming aan te vragen via de UvO webportal of direct bij de uitgever. Als u minder dan 40 pagina’s (of 20% van het werk) wilt gebruiken, dan is dit hergebruik waarschijnlijk afgekocht door uw universiteit door middel van de Easy Access-regeling 2023 (wo). U kunt het dan vrij verspreiden aan uw studenten.

Ja, graag zelfs – maar uiteraard wel naar een website met legale content. Door een link of verwijzing te plaatsen worden auteursrechtelijk beschermde werken niet opgenomen in de digitale leeromgeving. Het is daarmee geen ‘overname’. Daarom hoeft u een link of een verwijzing ook niet te melden bij UvO.

Afbeeldingen zijn in beginsel auteursrechtelijk beschermd. Dat geldt zowel voor afbeeldingen, illustraties, grafieken, tabellen, schema’s en dergelijke – of deze nou afkomstig zijn uit boeken, tijdschriften of internet.

Maar er zijn ook rechtenvrije afbeeldingen die zonder toestemming te gebruiken zijn. Het auteursrechteninformatiepunt (AIP) aan uw onderwijsinstelling kan hier meer over vertellen.

Dat ligt eraan. In principe eindigt het auteursrecht op een werk 70 jaar na de dood van de maker. Dus wat dat betreft zit u met William Shakespeare (overleden in 1616) wel goed.

Maar dat geldt niet voor een bewerking, zoals een verfilming of een vertaling. Die heeft namelijk ook eigen rechten. Een recente vertaling van Shakespeare is daarom vaak niet rechtenvrij. De bewerking is een verveelvoudiging van het oorspronkelijke werk, maar ook van een eigen werk.

Gedigitaliseerde boeken op Google Books hebben de schijn dat deze rechtenvrij zijn en dus tot het ‘publieke domein’ behoren. Dit is helaas niet altijd het geval. Een boek kan namelijk ook onrechtmatig op Google Books staan.

Verwijs hen door naar Stichting UvO. Met een afkoopregeling van UvO zijn onderwijsinstellingen namelijk gevrijwaard van aanspraken van auteursrechthebbenden – voor zover dit verband houdt met ‘hergebruik’ waarvoor is betaald.

Gaat het om ‘ander gebruik’ of het hergebruik van langere overnames? Dit valt niet onder de afkoopregeling. U kunt evengoed alsnog contact met ons opnemen zodat wij kunnen bemiddelen tussen u en de uitgever/rechthebbende.

Ja. Als u het werk van een ander gebruikt, kopieert of overneemt, moet u de bron vermelden, indien dit redelijkerwijs mogelijk is. Anders is er sprake van plagiaat. De Auteurswet (artikel 16) schrijft voor dat op zijn minst de naam van de maker duidelijk vermeld moet worden. UvO verlangt echter een volledige bronvermelding bij elke overname. Is niet te achterhalen wat de bron is, geef dan aan waar u de overname vandaan heeft.

Meestal niet. Een boek dat niet meer wordt verkocht én ook niet wordt herdrukt, wordt beschouwd als ‘uit de handel’ (ook wel: out-of-commerce, of OoC). Maar dat betekent niet dat het ‘gratis’ is, want zeer waarschijnlijk is het werk niet vrij van auteursrechten.

UvO hanteert wel een ander, lager tarief voor boeken die niet langer in de handel zijn. Klik hier voor de actuele paginatarieven.

Het is daarom nuttig om uit te zoeken of een boek nog in de handel is of niet, als u deze wilt gebruiken in uw onderwijs.

Let op: U moet vooraf toestemming aanvragen én bewijs aanleveren dat het boek daadwerkelijk uit de handel is. Anders zal het (hogere) (inbreuk)tarief worden gehanteerd.

U dient aan UvO bewijs aan te leveren dat het boek daadwerkelijk uit de handel is (ook wel: out-of-commerce, of OoC). Dit zijn de stappen die u moet ondernemen:

1. U vraagt vóóraf toestemming aan voor gebruik van het boek via de UvO webportal. Denk aan de bronvermelding (auteur, titel, ISBN, publicatiejaar en uitgever).
2. UvO vraagt u om bewijs dat het boek niet meer in de handel is.
3. Vraag aan de uitgever of het boek uit de handel is. Zij hebben accurate informatie over (eventuele) herdrukken en wellicht kunt u nog wel een restpartij van de betreffende titel overnemen.
4. Upload de e-mailbevestiging (bijv. een pdf hiervan) in de UvO portal. Hierin moet de uitgever aangeven dat deze uitgave, noch een herdruk ervan nog gedrukt wordt.

UvO laat z.s.m. weten of u in aanmerking komt voor het gereduceerde paginatarief.

Tijdens een digitale toets met open boek tentamen mag een e-book beschikbaar worden gesteld via een digitale omgeving, maar enkel aan de studenten die reeds beschikken over een digitale versie van het boek. Juridisch gezien moet ‘e-lending’ worden gezien als vergelijkbaar met het uitlenen van papieren boeken.

• Voorbeeld 1: Een student heeft een open boek tentamen. Hij/zij heeft het e-book aangeschaft en kan deze dus niet fysiek meenemen. In dit geval is het beschikbaar maken toegestaan.
• Voorbeeld 2: Een student heeft een open boek tentamen. Hij/zij heeft geen e-book aangeschaft. In dit geval is het beschikbaar maken niet toegestaan zonder vooraf toestemming van de rechthebbende (uitgever en/of auteur). Zonder toestemming is dit een onrechtmatige overname.